办公小技巧:填写不盲目 Word输入加提示

我们制作需要填写复杂内容的Word表格时，一般会在填写框或者文章的前面加上提示，但毕竟表格的空间有限，这种方式既不美观也可能无法说清楚要求。好在借助Word的“文本控件”，我们可以在填写框里面直接输入提示字符，而当用户实际填写后这些提示字符又会自动消失。

打开需要填写的文档，定位到需要添加提示的位置比如单位名称后，点击“开发工具→纯文本内容控件”，按提示在指定的区域插入一个纯文本控件，将这个控件作为输入的文本提示（图1）。

图1 插入纯文本控件

选中插入的文本控件，点击“开发工具→设计模式”，然后按提示输入需要提示的文本。为了方便填写者的查看，这里可以对输入的提示文本进行颜色、字体、字号等的设置，比如可以将提示字符的颜色设置为浅灰，这样提示文本会和正文有所区别（图2）。

图2 提示字体设置

完成上述的设置后再次点击“设计模式”，这样返回填写界面，此时在“单位名称”后就会出现“请输入工商执照上的名称”的文本提示，这样用户在填写的时候就会按照我们给出的提示进行填写，用户一旦输入文本，提示字符就会自动消失（图3）。

图3 输入文本后提示字符会自动消失

小提示：默认情况下，如果我们删除输入文本，上述控件又会自动恢复。如果不需要恢复控件，那么可以选中控件后点击“属性”，在属性窗口勾选“内容被编辑后删除控件”，这样一旦在控件文本框输入字符，控件就会自动消失了。

当然在实际操作中，我们还可以根据自己的实际需要选择其他类型的控件，比如对于需要输入日期的地方则可以插入“日期控件”，这样用户只要点击就可以自动选择输入规范的日期格式。对于需要输入特定字符的位置如性别，我们则可以插入“下拉内容列表控件”，插入控件后点击“属性”，显示名称的值设置为“请选择性别”，依次点击“添加”，将男女性别添加到下拉列表，这样用户在输入时就只能在下拉列表进行选择，确保用户输入统一、规范的数据（图4）。

图4 下拉内容列表控件