Excel中的记录单，效率工具，只有老司机才知道的功能

提到Excel中的记录单，大家都有点儿陌生，其实是一项被深埋的强大功能，是一项只要老司机才知道的功能！以下面的数据表为例，来一睹记录单的芳容

从上图中可以看出，左边为常规的数据区域，右边为记录单，从左到右分为3个部分，第一部分为：标题行；第二部分为：指定的数据行（默认为第一行）；第三部分为：命令区。

在上文中提到“以下面的数据表为例，来一睹记录单的芳容”，Why？从记录单的结构中可以看出，第一部分和第二部分是根据表格的结构动态变化的，所以，针对不同的数据，记录单是有所差别的，但总体结果还是不变。

一、添加记录单。

常规的功能区是无法找到记录单的身影的，需要在【自定义功能区】中添加【记录单】（当然2007版本以前的记录单在【数据】菜单中，本文只介绍2007及以上版本的功能，后续示例均以365版本为例）。

方法：

1、单击【文件】-【选项】，打开【Excel选项】对话框。

2、单击【自定义功能区】选项卡，在右侧【自定义功能区】下方的菜单中选择放置【记录单】的位置（也可以自定义菜单，本示例中添加到【数据】-【数据工具】组中）。

3、单击【数据】左侧的箭头，展开【数据】组，选中【数据工具】，单击下方的【新建组】命令，并【重命名】为“记录单”。

4、单击左侧【从下列位置选择命令】中的【不在功能区中的命令】，通过移动鼠标在下面的滚动窗口中找到【记录单】，单击中间的【添加】命令。

5、单击右下角的【确定】即可。

解读：

【记录单】的添加位置可以根据自己需求添加到任意位置，也可以自定义一个新的菜单。

二、应用技巧。

1、录入数据。

方法：

1、选择标题行（如果数据区域有表头，则会弹出【警告】对话框，直接单击【确定】即可），单击【数据】菜单【记录单】组中的【记录单】命令，打开【录入数据】对话框。

2、录入“No”字段侯，按Tab切换到一个字段……。

3、录入全部字段之后，按Enter键完成输入插入，即完成了【新建】功能。

解读：

示例中的“记录单”为什么在【数据】菜单中的【记录单】组，这个问题一定要弄清楚，和你添加记录单的位置是不可分割的，大家在实际的数据处理中要灵活对待。

2、核对数据。

方法：

打开记录单，通过单击【上一条】、【下一条】在左侧文本框中查阅并核对数据。

3、查找数据。

目的：查找“员工姓名”为“小乔”的数据。

方法：

1、打开记录单，单击【条件】，在【员工姓名】右侧的文本框中输入“小乔”并按Enter键。

2、此时关于“小乔”的数据已经在记录单中进行了显示。

解读：

除了“员工姓名”外，也可以是其它字段，只需在对应的文本框中输入对应的值即可。

4、查找并修改数据。

目的：调整“张飞”的“月薪”为8888元。

方法：

1、打开记录单，单击【条件】，在【员工姓名】右侧的文本框中输入“张飞”并按Enter键。

2、在“月薪”右侧的文本框中输入：8888并按Enter键。

5、继续录入数据。

如果第一次没有将数据录入完毕，发生了中断，还可以继续录入。

方法：

打开记录单，单击【新建】，在左侧的文本框中依次录入对应的信息，最后按Enter键（或【新建】）即可。

6、删除数据。

目的：删除“大乔”的相关数据。

方法：

1、打开记录单，单击【条件】，在【员工姓名】右侧的文本框中输入“大乔”并按Enter键。

2、单击右侧的【删除】并【确定】即可。

最美尾巴：

文中主要介绍了“记录单”的添加技巧以及应用技巧，从不同角度展现了记录单的使用方法，如果能熟练掌握，在数据的查阅分析中会起到很大的帮助作用！