办公小技巧:用好Excel 2019新函数为办公提速

大家知道Excel函数可以极大地提高我们的工作效率，而从Excel 2019开始中又新增了多个函数，下面就让我们一起来看看这些新函数有什么功能。

不惧多条件——IFS函数和SWITCH函数

当我们借助IF函数对多个数据进行条件判断的时候，往往需要嵌套多个IF函数，这样函数写起来较为复杂，而且不容易理解。比如老师们在判断学生成绩好坏时要用优、良、中、不及格等来表示，常规方法是通过“=IF(A1>=90,"优",IF(A1>=80,"良",IF(A1>=60,"中","不及格")))”来进行判断（图1）。

图1 传统IF函数多级嵌套

Excel 2019新增的IFS函数就简单多了，它的格式是“IFS(条件1，结果1，[条件2]，[结果2]，…[条件127]，[结果127])”。因此对于上述多个条件的判断，现在只要在C2单元格中输入函数“=IFS(B2<60,"不及格",B2<80,"中",B2<90,"良",B2>=90,"优")”，即可完成判断了（图2）。

图2 IFS函数判断

当然在实际工作中还有很多类似的多条件判断，比如服装型号是由S、M、L、XL、XXL表示从到大，为了方便顾客识别，现在需要在原来型号后面自动添加备注，表示各自的中文型号（图3）。

图3 示例数据

对于这种固定名称的多条件判断，借助新增的SWITCH函数可以快速实现。在B2单元格输入函数“=SWITCH(MID(A2,FIND("/",A2)+1,FIND("-",A2)-1-FIND("/",A2)),"S","小号（S）","M","中号（M）","L","大号（L）","XL","大号(+)","XXL","大号(++)","XXXL","大号（+++）")”，然后向下填充即可（图4）。

图4 SWITCH函数多条件判断

小提示：SWITCH函数可以将多个表达式并列进行判断，在示例中可以看到要在B列自动进行判断，这里涉及S→XXL五个条件，而且需要从品名中间提取对应型号并添加中文说明。因此这里先使用MID函数提取型号字符中“/”和“-”之间的字符（即类似S、L字符），字符提取则通过嵌套的Find函数实现，后面"S","小号（S）"则表示并列多条件，实际内容根据备注要求填写的。

数据串联更简单——TEXTJOIN函数

在日常操作中，由于统计的需要，我们常常需要将多个数据整合在一起。比如在年段成绩统计的时候，作为段长经常要将每个班级优秀分数段人数统计出来，并且需要将这些名单汇聚在一起，方便老师们统计宣读，效果类似下列的表格（图5）。

图5示例表格

从示例数据可以看到，这里首先条件是筛选80分（含）以上的同学，同时还要根据班级进行分列，最后使用“、”将他们汇总在一个单元格中。常规的方法是先使用VLOOKUP函数提取人名，再使用COUNTIF对范围内的数据统计，最后使用“&”连字符进行连接，操作起来非常繁琐。现在借助TEXTJOIN 函数嵌套IF函数可以很快求出答案。

定位到E2单元格，输入公式“=TEXTJOIN("、",TRUE,IF(($B$2:$B$10=D2)*($C$2:$C$10)>=80,$A$2:$A$10,""))”，输入完成后按Ctrl+Shift+Enter键确认输入，可以看到函数会自动将每个班级符合要求的同学列出，并且使用“、”进行分割，下拉函数可以完成其他班级数据的统计（图6）。

图6 TEXTJOIN函数连接字符

小提示：第一个参数“、”表示联合字符的连接符号，第二个参数“TRUE”表示忽略空值。第三参数则是嵌套的IF函数，其第一参数“($B$2:$B$10=D2)”表示当D2单元格条件在B2:B10存在时（即属于一班同学），同时使用“($C$2:$C$10)>=80”进行判断，如果分数符合条件，那么姓名就显示在E2单元格（否则显示为空），最后使用“、”联合在一个单元格中。

极值求取更高效——MAXIFS/MINIFS函数

日常工作中经常要对数据求满足一定条件的最大值或最小值，但是之前版本并没有直接函数可以求取。比如公司为了提高技术员待遇，现在需要在工资表中找出职称为“助理工程师”，工资最低的员工，看看助工最低工资，以便进行调整。对于这类条件极值求取，之前大多使用MIN嵌套IF函数进行求取，操作比较复杂，现在利用MINIFS函数可以快速获取。定位到D2单元格，输入公式“=MINIFS(C2:C8,B2:B8,"助理工程师")”，表示在工资列中，按照职称为助理工程师条件在B列中查找，并显示出最小值。如果要求最大值，则将MINIFS更换为MAXIFS即可（图7）。

图7 MINIFS求极值